即使是最大的公司也需要考慮每個員工和客戶的需求，因為COVID-19已經(jīng)把大部分勞動力轉移到家庭和辦公室之外。除了主持一個網(wǎng)絡研討會之外，IBM CIO Fletcher Previn還參與編寫了一個關于如何調(diào)整基礎設施以適應遠程工作的四步行動指南，并向TechRepublic介紹了IBM向幾乎100%遠程工作的快速轉變，并為其他企業(yè)提供了成功部署的建議。
關鍵的IT政策和工具每個業(yè)務需求(TechRepublic Premium)
遠程工作的一個關鍵是全球IT部門的功能。隨著如此廣泛的計劃迅速制定出來，企業(yè)內(nèi)部的企業(yè)文化將不可避免地需要改變，以應對新的現(xiàn)實。
世界上沒有多少企業(yè)擁有像IBM這樣重要的員工。Previn負責IBM內(nèi)部的IT部門，該部門在全球1,300個辦公室擁有12,000名員工，負責確保IBM 48萬臺筆記本電腦和22萬臺移動設備的正常運行，以滿足35萬多名使用這些設備的全職員工的需求。
普雷文說:“我很高興地告訴大家，我們絕大多數(shù)員工都表示，他們能夠在遠程工作的同時高效地完成工作。”
IBM是如何實現(xiàn)如此大規(guī)模的計劃并取得成功的呢?準備。普雷文說:“我們定期測試我們的IT系統(tǒng)在危機期間繼續(xù)運行的能力。我們?yōu)楦鞣N類型的災難建?！匀粸暮?、地緣政治不穩(wěn)定、網(wǎng)絡攻擊，以及其他一系列潛在的破壞性場景。”
但是，除了做好災難準備之外，IBM還監(jiān)測了世界形勢，并將重點放在科學和數(shù)據(jù)上。Previn說:“當我們看到病毒開始在全球范圍內(nèi)迅速蔓延時，我們就意識到有必要了解IT需求，以便為IBM近100%的35萬遠程工作人員提供支持?！?/p>
盡管做了充分的準備和密切的觀察，普雷文說，“快速地轉換到幾乎100%肯定是一個挑戰(zhàn)。一些更困難的任務，如文化、工作方式和禮儀，謝天謝地已經(jīng)到位，因為IBM已經(jīng)支持了一些在辦公室外工作的員工。”
IBM關心的一個因素是安全，不僅是對它自己，而且是對任何向全公司范圍內(nèi)的遠程辦公轉變的公司。普雷文說:“網(wǎng)絡攻擊和網(wǎng)絡釣魚攻擊都有所增加，因此我們必須調(diào)整我們的網(wǎng)絡安全程序，以應對我們分布式環(huán)境中不斷增加的攻擊面。”
普雷文說，調(diào)整基礎設施的另一個關注點是人:“員工面臨的一些最大挑戰(zhàn)圍繞著簡單的人與人之間的互動?！薄爱斈阍谵k公室工作時，很容易與同事進行即興互動，并建立友誼。你可以在“關系銀行”里存些錢，然后這些債券就能派上用場了。如果你不努力去擁有這些互動的虛擬等價物，關系就會惡化?！?/p>
Previn建議cio為遠程工作定義一個策略。定義清晰的指導、規(guī)則和政策。培訓員工遠程禮儀，并為團隊提供“協(xié)作和貢獻”的工具。
Previn的指南強調(diào)了在這種情況下迅速做出“有意義的決定”的重要性，以最大限度地減少對運營的干擾，同時還要投入時間和精力來保護公司文化和員工關系。他說，“行動指南是在全球危機開始后不久編寫的，但是，指南中的許多實踐已經(jīng)在IBM建立多年了?！?/p>
全面實現(xiàn)現(xiàn)代化:公司應該致力于應用程序環(huán)境的現(xiàn)代化，使其更加靈活，為帶寬需求的突然增加做好準備，使員工能夠靈活地進行遠程工作，并提前考慮，以便更容易地克服新的挑戰(zhàn)。
優(yōu)先處理個人事務:面對面的交流可以幫助員工建立融洽的關系，并將其積極地帶入工作中。同時，在虛擬世界中也應該做出同樣的努力，以避免只從純粹的交易關系中提款，而不存款。
騰出時間來建立關系:幾乎所有的員工都在家辦公，不那么正式的辦公室互動形成的家庭式的聯(lián)系可能很快就會消失，這就是為什么即使工作已經(jīng)結束，也要留出時間留在人們的生活中。
強調(diào)遠程文化:充足的IT規(guī)劃和支持使遠程工作成為可能，但它也使遠程文化在任何公司的墻外蓬勃發(fā)展，通過使用視頻會議等技術來模擬員工通常在辦公室周圍的隨意互動。
普雷文強調(diào)，最重要的是，各組織永遠不要停止準備。雖然有傳言說即將發(fā)生什么，但令人驚訝的是，幾乎所有能夠遠程工作的人幾乎沒有得到任何實際警告。
一個公司的IT部門應該“反映出它自己的表現(xiàn)，以及它如何能夠創(chuàng)造一個人們真正想要工作的高績效環(huán)境?！?/p>
至于遠程工作的未來，以及大流行如何影響業(yè)務，Previn說?！拔覀兌紝W到了很多。顯然，我們現(xiàn)在的情況并不理想。但我們正在了解，通過遠程工作，哪些類型的角色得到了強化，哪些角色受到了削弱。在流感大流行結束后，我們將更好地了解哪些工作是在辦公室工作的好處，哪些工作是遠程工作的好處。我們只是不會回到過去的樣子。隨著對不同環(huán)境下工作的更好理解，我們將知道哪些技術將帶來與不在同一棟大樓里的聰明人一起工作的好處?！?/p>
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IBM公司創(chuàng)新中心總部位于硅谷。